Tanda Tangan Dipakai Tanpa Izin? Jangan Diam, Ini Risiko Hukum dan Langkah yang Perlu Dilakukan

LABURA.NET | Pernah menemukan tanda tangan Anda tercantum dalam dokumen yang tidak pernah Anda buat, tandatangani, atau setujui? Jangan menganggap persoalan tersebut sebagai masalah sepele.

Tanda tangan bukan sekadar coretan atau formalitas administratif. Dalam kondisi tertentu, tanda tangan dapat menjadi bagian penting dari dokumen yang digunakan untuk membuktikan adanya persetujuan, perjanjian, kewajiban, hak, transaksi, atau hubungan hukum seseorang.

Karena itu, apabila tanda tangan seseorang digunakan tanpa izin, persoalannya dapat berkembang menjadi masalah hukum, terutama apabila dokumen tersebut kemudian digunakan untuk menimbulkan hak, kewajiban, kerugian, atau konsekuensi hukum bagi pemilik tanda tangan.

Yang harus dilakukan bukan panik, apalagi langsung mengakui atau menandatangani dokumen baru. Langkah pertama justru memastikan seluruh bukti terkait tetap aman dan tidak berubah.

Tanda Tangan Digunakan Tanpa Persetujuan, Apa Risikonya?

Penggunaan tanda tangan tanpa persetujuan dapat menimbulkan persoalan berbeda-beda bergantung pada bagaimana tanda tangan tersebut digunakan.

Misalnya, tanda tangan dicantumkan pada surat perjanjian, kuitansi, surat pernyataan, dokumen transaksi, dokumen pertanahan, dokumen perusahaan, atau dokumen lain yang dapat menimbulkan hak dan kewajiban.

Dalam situasi tertentu, apabila seseorang membuat atau memalsukan surat dengan tujuan agar surat tersebut digunakan seolah-olah benar dan penggunaannya dapat menimbulkan kerugian, perbuatan tersebut dapat masuk dalam ranah tindak pidana pemalsuan surat.

Hal ini menjadi semakin penting karena sejak 2 Januari 2026, Indonesia telah memberlakukan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP).

Dalam Pasal 391 UU Nomor 1 Tahun 2023, setiap orang yang membuat secara tidak benar atau memalsu surat yang dapat menimbulkan hak, perikatan, pembebasan utang, atau diperuntukkan sebagai bukti suatu hal, dengan maksud untuk menggunakannya seolah-olah benar, dapat dipidana apabila penggunaannya dapat menimbulkan kerugian.

Ancaman pidananya adalah penjara paling lama enam tahun atau denda paling banyak kategori VI. Ketentuan yang sama juga dapat dikenakan kepada orang yang menggunakan surat yang isinya tidak benar atau dipalsu seolah-olah benar apabila penggunaannya dapat menimbulkan kerugian.

Artinya, persoalan tidak berhenti pada siapa yang membuat dokumen. Pihak yang menggunakan dokumen yang diketahui tidak benar juga dapat menghadapi konsekuensi hukum apabila unsur pidananya terpenuhi.

Bagaimana Jika Tanda Tangan Masuk ke Dokumen Penting?

Risikonya dapat menjadi lebih serius apabila dokumen yang dipalsukan berkaitan dengan akta autentik, surat keterangan mengenai hak atas tanah, atau dokumen tertentu yang secara khusus dilindungi hukum.

Pasal 392 UU Nomor 1 Tahun 2023 mengatur pemalsuan terhadap sejumlah jenis surat tertentu, termasuk akta autentik dan surat keterangan mengenai hak atas tanah. Ancaman pidananya dapat mencapai delapan tahun penjara. Ketentuan tersebut juga mencakup penggunaan surat yang isinya tidak benar atau dipalsu seolah-olah benar apabila penggunaannya dapat menimbulkan kerugian.

Namun, perlu ditegaskan bahwa tidak setiap tanda tangan yang muncul pada sebuah dokumen otomatis membuktikan adanya tindak pidana pemalsuan.

Harus dilihat lebih dahulu bagaimana dokumen tersebut dibuat, siapa yang membuatnya, apakah tanda tangan benar-benar dipalsukan, apakah pemilik tanda tangan pernah memberikan persetujuan, untuk apa dokumen tersebut digunakan, serta apakah terdapat maksud dan potensi kerugian sebagaimana dipersyaratkan oleh ketentuan pidana.

Karena itu, pemeriksaan bukti menjadi bagian yang sangat penting.

Jangan Buru-Buru Menandatangani Dokumen Baru

Jika seseorang menemukan tanda tangannya digunakan pada dokumen yang tidak pernah dibuat atau disetujuinya, salah satu kesalahan yang perlu dihindari adalah terburu-buru menandatangani dokumen baru untuk “menyelesaikan” masalah.

Sebelum mengambil tindakan, periksa terlebih dahulu dokumen yang dipersoalkan.

Perhatikan tanggal dokumen, isi dokumen, pihak-pihak yang tercantum, tujuan dokumen, saksi, cap, nomor surat, kop surat, sumber dokumen, serta bagaimana tanda tangan tersebut dapat muncul.

Jika tersedia, simpan dokumen asli. Jangan hanya mengandalkan foto atau tangkapan layar apabila dokumen fisiknya masih dapat diamankan.

Bukti komunikasi juga perlu disimpan, termasuk percakapan WhatsApp, email, pesan elektronik, surat, rekaman komunikasi yang diperoleh secara sah, serta dokumen lain yang berkaitan dengan persoalan tersebut.

Semakin lengkap rangkaian bukti yang tersedia, semakin mudah bagi penasihat hukum maupun aparat penegak hukum untuk menilai kronologi dan menentukan langkah hukum yang tepat.

Jika Dokumennya Berbentuk Elektronik, Bagaimana Hukumnya?

Persoalan tanda tangan saat ini juga tidak dapat dilepaskan dari perkembangan transaksi digital.

UU ITE mengakui keberadaan tanda tangan elektronik dan memberikan kekuatan hukum serta akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan tertentu. Di antaranya, data pembuatan tanda tangan elektronik terkait dengan penanda tangan, berada dalam penguasaannya ketika proses penandatanganan, perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui, serta terdapat mekanisme untuk menunjukkan bahwa penanda tangan memberikan persetujuan atas informasi elektronik terkait.

Ketentuan tersebut diperkuat melalui regulasi mengenai penyelenggaraan sistem elektronik dan tanda tangan elektronik. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022, misalnya, mengatur bahwa tanda tangan elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi terhadap identitas penanda tangan serta keutuhan dan keautentikan informasi elektronik.

Karena itu, apabila persoalannya berkaitan dengan tanda tangan elektronik, pemeriksaan tidak cukup hanya melihat gambar tanda tangan. Aspek autentikasi, data pembuatan tanda tangan, sertifikat elektronik, sistem yang digunakan, waktu penandatanganan, serta jejak elektronik juga dapat menjadi bagian penting dalam pembuktian.

UU ITE sendiri telah mengalami perubahan melalui UU Nomor 1 Tahun 2024, yang saat ini berstatus berlaku.

Jangan Sembarangan Menghapus Bukti Digital

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah menghapus percakapan, email, file, atau dokumen digital karena merasa bukti tersebut sudah tidak diperlukan.

Padahal, dalam perkara yang melibatkan dokumen elektronik, jejak digital dapat memiliki arti penting.

UU ITE mengatur larangan terhadap perbuatan tertentu yang dilakukan dengan sengaja dan tanpa hak terhadap informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik milik orang lain atau publik, termasuk mengubah, menambah, mengurangi, mentransmisikan, merusak, menghilangkan, memindahkan, atau menyembunyikannya dalam kondisi sebagaimana diatur undang-undang.

Karena itu, ketika muncul dugaan penyalahgunaan tanda tangan dalam dokumen elektronik, bukti digital sebaiknya diamankan terlebih dahulu dan tidak dimanipulasi.

Bisa Juga Muncul Persoalan Perdata

Penyalahgunaan tanda tangan tidak selalu hanya berpotensi menimbulkan persoalan pidana.

Jika penggunaan tanda tangan tersebut menimbulkan kerugian bagi pemiliknya, persoalan juga dapat masuk ke ranah hukum perdata, tergantung fakta dan terpenuhinya unsur hukum.

Salah satu dasar yang dapat dipertimbangkan adalah Pasal 1365 KUHPerdata mengenai perbuatan melawan hukum. Dalam praktik hukum perdata, unsur yang harus dianalisis antara lain adanya perbuatan melawan hukum, kesalahan, kerugian, serta hubungan sebab akibat antara perbuatan dan kerugian.

Dengan demikian, apabila penggunaan tanda tangan tanpa izin menyebabkan seseorang mengalami kerugian material maupun kerugian lain yang dapat dibuktikan secara hukum, kemungkinan upaya perdata juga perlu dianalisis secara hati-hati.

Bagaimana dengan Perlindungan Data Pribadi?

Tanda tangan juga dapat berkaitan dengan persoalan data pribadi, khususnya ketika tanda tangan tersebut berada dalam suatu kumpulan informasi yang dapat mengidentifikasi seseorang atau digunakan dalam proses pemrosesan data pribadi.

Indonesia telah memiliki UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, yang mengatur hak subjek data pribadi, pemrosesan data pribadi, kewajiban pengendali dan prosesor data, larangan penggunaan tertentu, hingga ketentuan pidana.

Namun, apakah suatu kasus penyalahgunaan tanda tangan benar-benar melanggar ketentuan UU PDP tidak dapat disimpulkan hanya dari adanya tanda tangan. Harus dilihat jenis data yang digunakan, konteks pemrosesan, siapa yang memproses, tujuan penggunaan, serta apakah unsur pelanggaran dalam UU PDP terpenuhi.

Langkah Hukum yang Sebaiknya Dilakukan

Apabila Anda menemukan tanda tangan digunakan tanpa izin, beberapa langkah awal yang dapat dilakukan adalah:

Pertama, jangan menghapus atau merusak dokumen maupun bukti komunikasi yang berkaitan dengan masalah tersebut.

Kedua, simpan dokumen asli dan buat salinan untuk kebutuhan pemeriksaan.

Ketiga, kumpulkan percakapan, email, bukti transaksi, dokumen pendukung, dan informasi lain yang dapat menjelaskan kronologi.

Keempat, catat kapan pertama kali mengetahui adanya penggunaan tanda tangan tersebut dan dari mana dokumen itu diperoleh.

Kelima, jangan terburu-buru mengakui isi dokumen atau menandatangani dokumen baru sebelum memahami konsekuensi hukumnya.

Keenam, konsultasikan dokumen dan bukti kepada advokat atau kantor hukum agar dapat dilakukan penilaian mengenai langkah yang paling tepat, apakah melalui klarifikasi, somasi, penyelesaian perdata, laporan pidana, atau upaya hukum lainnya.

Mengapa Pendampingan Hukum Penting?

Masalah tanda tangan palsu sering kali terlihat sederhana pada awalnya, tetapi dapat menjadi kompleks ketika dokumen tersebut sudah digunakan dalam transaksi atau hubungan hukum tertentu.

Pendampingan hukum diperlukan bukan semata-mata untuk membawa persoalan ke pengadilan. Yang tidak kalah penting adalah melakukan pemetaan masalah, pemeriksaan bukti, penyusunan kronologi, penilaian unsur hukum, dan menentukan strategi penyelesaian berdasarkan fakta yang benar-benar tersedia.

Kantor Hukum Labura Law Firm dapat menjadi salah satu pilihan bagi masyarakat yang membutuhkan pendampingan dalam menghadapi persoalan hukum, termasuk ketika menghadapi dugaan penyalahgunaan tanda tangan atau dokumen.

Pendekatan yang tepat adalah memahami masalah terlebih dahulu sebelum menentukan tindakan hukum. Jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan emosi atau dugaan.

Kesimpulan

Tanda tangan yang tercantum pada dokumen yang tidak pernah dibuat atau disetujui pemiliknya patut mendapat perhatian serius.

Dalam kondisi tertentu, penggunaan tanda tangan tersebut dapat berkaitan dengan dugaan pemalsuan surat, persoalan perdata, dokumen elektronik, bahkan aspek pelindungan data pribadi. Namun, penerapan pasal hukum tetap bergantung pada fakta, bukti, niat, bentuk dokumen, akibat yang ditimbulkan, serta terpenuhinya unsur hukum masing-masing ketentuan.

Terlebih lagi, sejak 2 Januari 2026 KUHP baru berdasarkan UU Nomor 1 Tahun 2023 telah berlaku, sehingga analisis mengenai dugaan pemalsuan surat harus memperhatikan ketentuan hukum pidana yang berlaku saat ini.

Pesan hukumnya sederhana: jangan abaikan ketika tanda tangan Anda digunakan tanpa izin. Jangan pula buru-buru menandatangani dokumen baru. Amankan bukti, pahami posisi hukum, dan dapatkan pendampingan profesional sebelum mengambil langkah.

PENULIS: (Jhohanes Situmorang, SH)