Ijazah Ditahan Perusahaan, Bolehkah? Ini Aturan Terbaru yang Perlu Diketahui Pekerja

LABURA.NET | Ijazah bukan sekadar selembar dokumen. Bagi seorang pekerja, ijazah merupakan bukti pendidikan dan kualifikasi yang dapat digunakan untuk melamar pekerjaan, mengikuti proses rekrutmen, melanjutkan pendidikan, maupun memenuhi persyaratan profesional tertentu.

Karena itu, ketika perusahaan meminta pekerja menyerahkan ijazah asli dan kemudian menahannya selama masa kerja, muncul pertanyaan penting: apakah perusahaan boleh menahan ijazah pekerja?

Pertanyaan tersebut semakin relevan karena praktik meminta ijazah sebagai jaminan bekerja masih ditemukan di sejumlah hubungan kerja. Tidak sedikit pekerja yang menyerahkan ijazah karena menganggapnya sebagai persyaratan wajib agar dapat diterima bekerja.

Namun, setelah terbitnya Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja, persoalan ini memiliki pedoman yang lebih jelas.

Surat Edaran tersebut ditetapkan pada 20 Mei 2025 dan saat ini berstatus berlaku dalam JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.

Bukan Sekadar Persoalan Administrasi

Penahanan ijazah tidak seharusnya dilihat hanya sebagai urusan administrasi antara pekerja dan perusahaan. Ada kepentingan pekerja yang harus diperhatikan, terutama karena dokumen pribadi tersebut dapat berkaitan dengan kesempatan seseorang untuk memperoleh pekerjaan yang lebih baik.

Dalam Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025, pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah atau dokumen pribadi milik pekerja/buruh sebagai jaminan untuk bekerja.

Dokumen yang dimaksud bukan hanya ijazah. Surat Edaran tersebut juga menyebut sejumlah dokumen asli lainnya, antara lain sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan buku pemilik kendaraan bermotor.

Artinya, ketika ijazah asli diminta perusahaan semata-mata sebagai jaminan agar seseorang mau bekerja atau tetap bekerja, kondisi tersebut perlu dilihat secara serius berdasarkan ketentuan yang berlaku.

Ada Pengecualian yang Harus Dipahami

Meski demikian, persoalan ini tidak dapat disederhanakan menjadi anggapan bahwa setiap penyerahan ijazah kepada perusahaan dalam keadaan apa pun otomatis merupakan pelanggaran.

Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan memberikan ruang dalam kondisi tertentu yang disebut sebagai kepentingan mendesak yang dibenarkan secara hukum.

Penyerahan ijazah dan/atau sertifikat kompetensi dapat dilakukan apabila dokumen tersebut diperoleh melalui pendidikan atau pelatihan yang dibiayai oleh pemberi kerja berdasarkan perjanjian kerja tertulis.

Selain itu, pemberi kerja wajib menjamin keamanan ijazah atau sertifikat kompetensi yang disimpan. Apabila dokumen tersebut rusak atau hilang, pemberi kerja wajib memberikan ganti rugi kepada pekerja.

Ketentuan ini penting karena menunjukkan bahwa hukum tidak semata-mata melihat ada atau tidaknya ijazah yang berada di tangan perusahaan. Yang harus diperiksa adalah alasan penyerahan, dasar hukumnya, hubungan dengan pendidikan atau pelatihan yang dibiayai perusahaan, isi perjanjian, serta bagaimana dokumen tersebut dijaga.

Perjanjian Kerja Tidak Boleh Bertentangan dengan Hukum

Pekerja juga perlu memahami bahwa adanya tanda tangan dalam perjanjian kerja bukan berarti seluruh klausul otomatis dapat dibenarkan.

Dalam ketentuan mengenai perjanjian kerja, Pasal 52 UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur bahwa perjanjian kerja dibuat berdasarkan kesepakatan para pihak, kecakapan melakukan perbuatan hukum, adanya pekerjaan yang diperjanjikan, serta pekerjaan tersebut tidak boleh bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, dan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai syarat kerja dalam perjanjian tertulis juga pada prinsipnya tidak boleh bertentangan dengan peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, maupun peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dengan demikian, pekerja sebaiknya tidak langsung beranggapan bahwa klausul penyerahan ijazah pasti sah hanya karena klausul tersebut tercantum dalam kontrak dan telah ditandatangani.

Sebaliknya, perusahaan juga perlu memastikan kebijakan internalnya sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

Perusahaan Juga Dilarang Menghambat Pekerja Mendapatkan Pekerjaan yang Lebih Layak

Ada aspek lain yang tidak kalah penting.

Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 juga menyatakan bahwa pemberi kerja dilarang menghalangi atau menghambat pekerja/buruh untuk mencari dan mendapatkan pekerjaan yang lebih layak.

Ketentuan tersebut memberikan perspektif bahwa dokumen pribadi pekerja tidak semestinya dijadikan alat untuk membatasi mobilitas pekerja secara tidak wajar.

Karena itu, pekerja yang ijazahnya ditahan sebaiknya tidak langsung mengambil tindakan berdasarkan emosi. Langkah pertama adalah memastikan fakta dan dasar hukumnya.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Ijazah Ditahan?

Jika perusahaan telah menyimpan ijazah asli, pekerja dapat melakukan beberapa langkah awal.

Pertama, tanyakan secara tertulis alasan perusahaan meminta dan menyimpan ijazah tersebut.

Kedua, periksa kembali perjanjian kerja, surat pernyataan, peraturan perusahaan, atau dokumen lain yang pernah ditandatangani.

Ketiga, minta kejelasan mengenai jangka waktu penyimpanan dan mekanisme pengembalian ijazah.

Keempat, simpan seluruh bukti komunikasi dengan perusahaan, termasuk surat, pesan elektronik, WhatsApp, email, tanda terima penyerahan ijazah, maupun dokumen perjanjian.

Kelima, apabila ijazah mengalami kerusakan atau hilang ketika berada dalam penguasaan perusahaan, dokumentasikan kondisi tersebut dan minta pertanggungjawaban sesuai ketentuan yang berlaku.

Keenam, apabila terjadi perselisihan dan tidak tercapai penyelesaian, pekerja dapat mencari bantuan atau konsultasi hukum sebelum menentukan langkah selanjutnya.

Jangan Menandatangani Dokumen Tanpa Memahami Isinya

Salah satu persoalan yang sering muncul dalam hubungan kerja adalah pekerja menandatangani dokumen karena membutuhkan pekerjaan tanpa terlebih dahulu memahami seluruh konsekuensinya.

Padahal, isi perjanjian kerja dapat menentukan hak dan kewajiban kedua belah pihak.

Karena itu, sebelum menyerahkan ijazah asli atau dokumen pribadi lainnya, pekerja perlu memahami untuk apa dokumen tersebut diminta, apa dasar permintaannya, bagaimana mekanisme penyimpanannya, siapa yang bertanggung jawab apabila terjadi kehilangan atau kerusakan, dan kapan dokumen tersebut dikembalikan.

Prinsip kehati-hatian menjadi semakin penting ketika dokumen yang diserahkan merupakan dokumen asli yang sulit atau membutuhkan waktu untuk diterbitkan kembali.

Jangan Terburu-buru Menuduh, Periksa Dasar Hukumnya

Dari sudut pandang hukum, persoalan ijazah ditahan perusahaan membutuhkan pemeriksaan terhadap fakta konkret. Tidak semua kasus memiliki keadaan yang sama.

Karena itu, pekerja sebaiknya tidak langsung menyimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan tindak pidana hanya karena ijazah berada di tangan perusahaan. Demikian pula perusahaan perlu berhati-hati agar kebijakan penahanan dokumen tidak bertentangan dengan ketentuan perlindungan pekerja.

Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Tahun 2025 secara khusus memberikan pedoman mengenai larangan penahanan ijazah dan dokumen pribadi sebagai jaminan bekerja, sekaligus mengatur kondisi tertentu ketika penyerahan ijazah atau sertifikat kompetensi dapat dilakukan.

Sementara itu, ketentuan umum mengenai perjanjian kerja tetap menjadi bagian penting untuk menilai apakah suatu klausul atau kesepakatan dapat diberlakukan.

Dengan demikian, ketika ijazah ditahan perusahaan, yang paling penting bukan sekadar bertanya “boleh atau tidak”, tetapi memeriksa dasar penahanan, isi perjanjian, alasan penyerahan, kondisi dokumen, serta tindakan perusahaan setelah hubungan kerja berakhir.

Kapan Sebaiknya Meminta Bantuan Hukum?

Persoalan dapat menjadi lebih kompleks apabila perusahaan menolak mengembalikan ijazah, tidak memberikan alasan yang jelas, terjadi kehilangan atau kerusakan dokumen, atau muncul perselisihan mengenai isi perjanjian kerja.

Dalam kondisi seperti itu, konsultasi dengan kantor hukum dapat membantu pekerja memahami posisi hukumnya sebelum mengambil langkah lebih lanjut.

Labura Law Firm memberikan layanan konsultasi dan bantuan hukum untuk membantu masyarakat memahami persoalan hukum ketenagakerjaan, termasuk menelaah dokumen, perjanjian kerja, bukti komunikasi, serta pilihan penyelesaian sengketa yang tersedia.

Pendekatan hukum yang tepat sebaiknya dimulai dari pemeriksaan fakta dan dokumen, bukan dari asumsi.

Bagi pekerja, ijazah adalah dokumen penting yang dapat menunjang masa depan profesional. Karena itu, jangan menyerahkan dokumen asli tanpa memahami tujuan, dasar hukum, mekanisme penyimpanan, dan ketentuan pengembaliannya.

Jika terjadi persoalan hukum ketenagakerjaan, konsultasi terlebih dahulu dapat menjadi langkah penting untuk memahami hak dan pilihan penyelesaian yang tersedia.

Dasar Hukum yang Relevan

1. Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja. Surat Edaran ini ditetapkan 20 Mei 2025 dan berstatus berlaku.
2. UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya ketentuan mengenai dasar dan isi perjanjian kerja, dengan memperhatikan perubahan melalui peraturan perundang-undangan terkait Cipta Kerja.
3. PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja, yang berstatus berlaku.

Penulis: (Jhohannes H. Situmorang, SH, MH)